Digitaliser Et Analyser Les Documents D’Approvisionnement Chez Gaches Chimie À L’aide D’ABBYY FlexiCapture

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Gaches Chimie numérise les documents réception fournisseur pour en extraire les données pertinentes avec ABBYY FlexiCapture

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Gaches Chimie numérise les documents réception fournisseur pour en extraire les données pertinentes avec ABBYY FlexiCapture

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Un contexte de spécificité des besoins métier et de gestion de différents documents numérisés

Dès 2008, la DSI de Gaches Chimie se met en quête d’une solution pour répondre à différentes problématiques :

• remplacer la solution de gestion électronique de documents utilisée de 1994 à 2007 dont l’utilisation a été stoppée car elle ne permettait pas d’accéder aux documents via Internet.
• gérer deux types de documents fournisseurs stockés dans des classeurs papier par le service « expédition »: bulletins d’analyse et certificats de conformité.

Pour les 2000 types de documents envoyés
par les fournisseurs de Gaches Chimie, il

faut reconnaître automatiquement le document
(ex. bulletin d’analyse) et les informations
qu’il contient (ex : article, numéro de lot,
nom du fournisseur…).

• Pouvoir fournir à ses 25 000 clients
  (aéronautique et spatial, fabricants de
  peinture, laboratoires pharmaceutiques,
  particuliers…) le certificat de conformité
  Gaches Chimie et le certificat d’origine
  fournisseur à chaque expédition.
• Permettre la recherche et la diffusion
  des documents clients et fournisseurs
  depuis l’ERP existant de l’entreprise
  (développé en interne), car plus de
  contrats avec l’avionique sont signés,
  plus les documents demandés sont
  difficiles à rechercher.

Au printemps 2008, plusieurs solutions
sont analysées. En 2009, Gaches Chimie
fait le choix de la solution proposée par
Novadys composée de la solution d´extraction
de données FlexiCapture d’ABBYY et
Documind Advanced Solution pour :

• les fonctionnalités proposées
  (puissance de la reconnaissance et
  convivialité de la recherche)
• la compétitivité du budget
• la qualité du service
• la proximité de l’éditeur qui est un partenaire de longue date d’ABBYY en France.

Utilisation de la Solution

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1. Alimentation de la solution en documents

Les 15 000 documents réception fournisseurs qui arrivent chaque année dans l’entreprise au format papier sont numérisés sur chaque site par les 2 ou 3 personnes habilitées et non informaticiens (magasiniers formés par le service informatique de Gaches Chimie), et intégrés au fil de l’eau. Leur « identité » est automatiquement déterminée par ABBYY Flexicapture: bulletin d’analyse de matières chimiques versus certificat de conformité.

Les informations qu’ils contiennent sont également reconnues automatiquement grâce à ABBYY FlexiCapture, vérifiées par des opérateurs, et les documents sont exportés et automatiquement classés dans Documind, et deviennent immédiatement disponibles en consultation. ABBYY FlexiCapture est apprécié pour la facilité et la précision de la reconnaissance des documents et de l´extraction des données de ces derniers.

Les documents clients sont intégrés automatiquement dans la solution depuis l’ERP ; tous les mois, 5 documents sont archivés après avoir été traités dans le logiciel « maison » : bon de livraison client, certificat de conformité Gaches Chimie, facture client, commande fournisseur et réception fournisseur : ils sont exportés au format PDF dans Documind, accompagnés de leurs méta-données et deviennent immédiatement disponibles en consultation.

2. Stockage

Les documents sont stockés dans Documind Advanced Solution : classés dans un plan de classement métier et indexés par des critères personnalisés selon le type de documents. Alors que le délai de purge est de 30 mois dans l’ERP, les documents sont conservés 10 ans dans Documind, car pendant cette période ils peuvent être demandés par la douane, la police…

3. Recherche / Consultation

Tous les profils de collaborateurs sont amenés à rechercher les documents gérés par la solution : les magasiniers, à qui un client peut demander de retrouver « le certificat de conformité de tel lot de janvier 2009 », les comptables à qui un client peut demander une copie de sa dernière facture… Les utilisateurs retrouvent les documents grâce à une recherche plein texte et/ou une exploration de plan de classement et/ou une recherche multicritère sur les index personnalisés par type de documents.

4. Publication

Les documents peuvent être ponctuellement envoyés par mail aux clients et fournisseurs « à la demande » après une recherche dans Documind. En outre, au moment de l’édition du bon de livraison client dans l’ERP, les documents fournisseurs associés (certificat de conformité…) sont automatiquement envoyés.

5. Données clés

• 150 utilisateurs, de tous les profils (magasiniers, comptables…)
• 150 000 documents importés en 6 mois au début du projet
• Volumétrie récurrente: 30 000 documents clients par mois (factures etc, alimentés automatiquement
  par l’ERP au format PDF), et 15 000 documents fournisseurs par an (documents papier
  numérisés et intégrés au fil de l’eau depuis chaque site après traitement par ABBYY FlexiCapture)
• Délai de purge des documents: 30 mois dans l’ERP, 10 ans dans Documind.

Bénéfices

La solution mise en place par la DSI de Gaches Chimie permet à l’entreprise :

• une meilleure réactivité face aux demandes clients (par opposition notamment au système
  « papier » précédent), et donc une satisfaction accrue de ces derniers
• un gain de temps dans les recherches et l’expédition des documents aux clients, un gage de
  bon fonctionnement du processus qualité
• la possibilité de donner directement accès aux clients à leurs documents sur Internet.

Grâce à cette nouvelle solution, Gaches Chimie traite de manière plus efficace et plus rapidement différents types de documents et les données qu’ils contiennent.

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