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FlexiCapture hilft englischer NPO ihr Arbeitspensum signifikant zu verringern

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FlexiCapture hilft englischer NPO ihr Arbeitspensum signifikant zu verringern

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Hintergrund

In jahrelanger Zusammenarbeit mit mehreren Hundert Schulen hat die School Fundraising Company mit dem populären Christmas Card Project mehrere Tausend Pfund für die Unterstützung von Lehrerverbänden und Schulfonds aufbringen können. Die Schulen verwenden die Gelder, um dringend benötigte Materialien für den Sport-, Kunst- und Werkunterricht, sowie Bücher, Lernmaterialien und Computer zu kaufen. Die Organisation bietet ein Konzept mit dem das Projekt für die Kinder und Lehrer unterhaltsam gestaltet und gleichzeitig die Summe an Geldern, die für die Schule beschafft werden, optimiert wird. Eine der entstehenden Schwierigkeiten für School Fundraising Company ist dabei leider die Menge an Karten – die sich in einer „ganz normalen“ Weihnachtssaison auf mehrere Hunderttausend belaufen kann – und deren Bearbeitung, welche ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess ist.

Herausforderung

Sobald sich eine Schule für das Christmas Card Project angemeldet hat, schickt School Fundraising Company ein Paket mit allen nötigen Informationen und Unterlagen an die entsprechenden Lehrer, die dann eine Unterrichtsstunde organisieren in der jeder einzelne Schüler seine individuelle Weihnachtskarte gestalten darf. Jeder Schüler bekommt ein Blatt DIN A4 Papier, welches in 2 Hälften aufgeteilt wird. In die eine Hälfte malt der Schüler seine Karte, in die andere Hälfte trägt der Lehrer die Daten des Schülers ein – Name, Alter, Klasse, etc. Nachdem die gesamte Klasse ihre Karten fertig gestellt hat, werden diese zurück an die School Fundraising Company gesendet, wo ein Angestellter mit dem langwierigen Prozess der Bearbeitung beginnt. Die Einsendungen müssen sortiert und die persönlichen Daten des Schülers herausgefiltert und in eine Datenbank eingegeben werden. Um den Zeitaufwand zu verringern und die Fehlerquote zu reduzieren, hat sich die Organisation dazu entschlossen, eine technologische Lösung für die Bearbeitung zu suchen.

Lösung

Um eine Lösung zu finden, die den Arbeitsprozess vereinfachen und rationalisieren könnte, hat sich School Fundraising Company an Becker Services gewandt, ein unabhängiges Document Management und Data Capture Unternehmen in Großbritannien mit Sitz in Essex und Herts. Becker hat die Situation analysiert und festgestellt, dass eine Data Capture Lösung benötigt würde, um die relevanten Informationen aus den Karten der Kinder herauszufiltern und zu verarbeiten.

„Während der Beratung haben wir mit School Fundraising Company besprochen, auf welche Art und mit welchem Ziel sie Dokumente bearbeiten müssen und inwieweit hochauflösbare Bilder und die Erkennung von handschriftlichen Textelementen eine Rolle spielen. Schließlich haben wir nach sorgfältiger Überlegung beschlossen, dass ABBYY FlexiCapture die am besten geeignete Lösung darstellt“, erklärt Mark Eost, Managing Director bei Becker Services. „Durch FlexiCapture war der Kunde in der Lage seine großen Mengen an Dokumenten schnell und einfach zu verarbeiten, und dies zu einem guten Preis.“

ABBYY FlexiCapture ist eine hochintelligente Software-Lösung, die den Prozess der Extrahierung wichtiger Daten und Informationen aus den verschiedensten Dokumenten – wie Formularen, Rechnungen, Gutachten, Lieferscheinen, Verträgen und sogar aus Weihnachtskarten von Kindern – automatisiert. FlexiCapture stellt für viele Projekte die ideale Lösung dar, da sie Anwendern ermöglicht, durch angepasste Formvorlagen die relevanten Daten aus verschiedenen Dokumenten herauszufiltern. Ein wichtiger Bestandteil von FlexiCapture, welcher auch für den Erfolg des Projekts von großer Bedeutung war, ist ICR, eine Technologie mit der die Software handschriftliche Buchstaben erkennen kann, wenn diese sich in den relevanten Bereichen des Dokuments befinden.

Nach der Integration von ABBYY FlexiCapture in den Arbeitsprozess verläuft die Bearbeitung der Dokumente für School Fundraising Company recht einfach. Sind die Kartenentwürfe vervollständigt, werden sie an School Fundraising Company gesendet, wo sie von einem Angestellten über einen Scanner digitalisiert werden. Die Dokumente werden dann zur Erkennung und Verarbeitung an FlexiCapture weitergegeben. Die Software erkennt das Dokument und extrahiert sowohl das Kartenbild, wie auch die relevanten Daten des Schülers (Name, Klasse, Schule, etc.), welche vom Lehrer handschriftlich auf einer Seite des Dokuments hinzugefügt wurden.

Obwohl FlexiCapture jedes einzelne Dokument mit sehr hoher Genauigkeit erkennt, verifiziert ein Angestellter das Ergebnis, um sicher zu stellen, dass die Informationen auf dem Bildschirm mit denen des eigentlichen Dokuments übereinstimmen. Sobald alle Daten korrekt extrahiert wurden, werden die Informationen an die Datenbank weitergeleitet. Von dort sendet School Fundraising Company die Daten an ein Druckunternehmen, das die individuellen Karten der Kinder erstellt.

„Früher haben wir alle Informationen – den Namen des Kindes, seine Klasse, sein Alter – von jedem Dokument von Hand abgetippt“, erklärt Julie Burton von School Fundraising Company. „All das per Hand zu erledigen war eine langwierige und aufwändige Arbeit, aber durch ABBYY haben wir nicht nur ca. die Hälfte der Zeit eingespart, sondern auch unsere Nerven geschont.“

School Fundraising Company schätzt, dass sich durch die Verwendung von ABBYY FlexiCapture für eine automatisierte Extrahierung der Daten der manuelle Arbeitsaufwand pro Person um ca. 50% reduziert hat. In Arbeitsstunden pro Person umgerechnet bedeutet das, dass im Schnitt 3-4 Wochen weniger für die Umsetzung jedes Projekts benötigt werden – was eine erhebliche zeitliche und finanzielle Einsparung bedeutet. Zusätzlich konnte durch die hohe Präzision von FlexiCapture die Fehlerquote bei der Zuordnung von Bild und Daten verringert werden, die vorher die Organisation viel Zeit und Geld gekostet hat. Das Scannen der Bilder und die manuelle Eingabe der Daten waren zuvor zwei vollkommen separate Prozesse, wodurch viele Fehler entstanden.

Ergebnis

Wir sind wirklich sehr zufrieden mit der Leistung von Becker Services“, erklärt Julie Burton von School Fundraising Company. „Die Zusammenarbeit war sehr angenehm – sie sind sehr hilfsbereit, unterstützend und aufmerksam – und ABBYYs Software passt perfekt zu unseren Bedürfnissen. Wir würden keine Sekunde zögern, sie bei einem ähnlichen Projekt wieder zu kontaktieren.“

Schulen und Schüler profitieren seit Jahren von der Arbeit von School Fundraising Company. Jetzt hat das Unternehmen selbst profitiert indem es mit Becker und ABBYY FlexiCapture einen entscheidenden Teil seiner Arbeit vereinfacht und automatisiert hat.

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